A cura di Paolo De Gobbi (Tecnico Datatex)
NOW è il software gestionale ERP di proprietà della Datatex, ed è oggi la soluzione informatica verticale per il tessile più venduta nel mondo. In una delle ultime release di NOW è stata introdotta una novità importante: il modulo per la gestione della manutenzione impianti.
Normalmente la manutenzione impianti risulta separata dall’ERP, in quanto tratta di problematiche specifiche che solo marginalmente hanno impatto con il sistema gestionale. In base alla nostra esperienza gli interventi di manutenzione vengono gestiti o tramite fogli Excel o tramite software dedicati, e i dati derivanti da questi vengono poi registrati manualmente a seguito di segnalazioni (ad esempio viene comunicato tramite mail o tramite nota cartacea che un determinato pezzo di ricambio è stato prelevato in seguito a un intervento o è necessario effettuare l’acquisto di alcune parti in quanto terminate o in via di esaurimento)
Questa modalità operativa ha il grosso svantaggio di replicare le informazioni e di non fornire un quadro d’insieme della situazione. Da qui la nostra scelta di sviluppare un modulo all’interno del nostro ERP dedicato alla manutenzione, così da dare la possibilità agli utenti di sfruttare appieno le potenzialità offerte dal sistema gestionale e allo stesso tempo fornire in tempo reale la disponibilità delle risorse (sia macchine che personale) ai processi aziendali. Ad esempio sarà possibile in fase di schedulazione escludere determinate macchine perché occupate nell’attività di manutenzione e quindi non disponibili.
L’obiettivo del nuovo modulo manutenzione impianti di Now è semplice: riuscire a registrare le attività e le scadenze relative alla manutenzione delle macchine, potendo in questo modo schedulare al meglio le risorse disponibili e avere sempre sotto controllo ciò che deve essere fatto e quando deve essere fatto. La registrazione puntuale delle attività e dei relativi costi consente di ottenere una valutazione dell’efficienza e della reattività degli interventi, ed è in grado di offrire una visione della situazione reale rispetto al pianificato, dando così la possibilità di valutare se i budget previsti sono stati adeguati alle necessità. L’integrazione con l’ERP dà la possibilità di avere in tempo reale la situazione del magazzino ricambi, si può effettuare immediatamente lo scarico del necessario, e si possono far partire gli acquisti del materiale nel momento stesso in cui ci si accorge che questo manca. Negli acquisti che verranno richiesti, così come negli scarichi di materiale, è sempre possibile sapere a fronte di quale intervento di manutenzione sono stati fatti e da quale utente.
La struttura è la seguente:
Questo modello mostra chiaramente che il nuovo modulo di NOW copre tre tipologie di manutenzione :
- Manutenzione straordinaria (vengono inserite le richieste di manutenzione da parte degli utilizzatori, sono prese in carico dal responsabile di schedulazione, sono convertite in ordine di manutenzione e infine vengono assegnate al manutentore designato)
- Manutenzione Preventiva (vengono definite le attività di manutenzione con relative scadenze, il sistema crea automaticamente una schedulazione delle attività di manutenzione, e le attività vengono infine trasformate in ordine di manutenzione e assegnate ai manutentori designati)
- Ispezioni (vengono definite le rilevazioni da effettuare, specificando la frequenza e i valori di riferimento e dando successivamente la possibilità di immettere i valori rilevati)
Nella definizione delle attività è possibile legare le parti di ricambio e la tipologia di manutentori che saranno coinvolti. Inoltre è possibile definire anche i costi pianificati dei pezzi di ricambio e dei manutentori:
La definizione delle macchine è stata strutturata in modo da dare la possibilità di scegliere se costruire una gerarchia tra la macchina e le sue componenti:
Oppure definire le sue componenti in una gerarchia fissata a tre livelli:
Con una definizione gerarchica macchina – componenti la manutenzione sarà puntualmente collegata ad una specifica parte della macchina, mentre con la definizione gerarchica a tre livelli la manutenzione sarà assegnata alla macchina generica ed è possibile specificare la parte interessata in maniera non obbligatoria.
Le richieste di manutenzione e la schedulazione degli interventi devono essere approvati dai responsabili e l’evoluzione delle stesse avviene poi tramite le attività svolte sugli ordini di manutenzione.
Abbiamo cercato di mostrare in modo semplice la gestione creando un dashboard in cui :
- Il responsabile ha la possibilità di assegnare le attività e cambiare le priorità
- Il manutentore ha sempre visibili le attività a lui assegnate e può indicare le informazioni rilevanti per l’intervento (quando è iniziato, quando è finito, eventuali note, etc …)
- Si possono immettere i costi reali degli interventi, in modo da poter poi avere un raffronto con il pianificato.
- Si possono generare sia gli scarichi di magazzino delle parti di ricambio che le richieste di acquisto in caso di mancanza.
Venendo incontro a quelle che sono le esigenze del mercato stiamo sviluppando nel laboratorio Datatex anche la versione mobile per l’utilizzo su dispositivi mobili (Tablet), con delle funzionalità specifiche per l’attività di registrazione dei dati e lo stato di avanzamento da parte dei manutentori. Nel fare questo abbiamo cercare di semplificare al massimo le funzioni coinvolte, con l’obiettivo di incrementare la produttività e di migliorare l’usabilità delle funzioni su dispositivi con schermi di dimensione ridotta.
Per facilitare il controllo dei dati e per fornire un quadro complessivo della situazione, il nuovo modulo di NOW contiene inoltre delle stampe di analisi e riepilogo, che servono a valutare il carico di lavoro dei manutentori e l’efficienza degli stessi. Un raffronto tra i dati pianificati, sia di durata che di costo, con quelli effettivamente registrati, è molto utile per monitorare la situazione e consente di adottare le adeguate misure per ottenere sempre risultati migliori in termini di produttività e diminuzione dei costi.