Intervista ad Antonio Fedeli (Senior Manager Datasys Network) e Daniela Zanet (Senior Consultant Divisione Consulenza Datasys Network)
IL TEAM NETWORK DATASYS & DATATEX PER IL CONTROLLO DI GESTIONE – È specializzato nei servizi di consulenza e formazione alle PMI italiane, con particolare riferimento alle tematiche di Budget, Controlling e misurazione della performance. La mission è quella di fornire ai clienti del Network Datasys supporto consulenziale accompagnato dall’implementazione di soluzioni applicative integrate. Il team è costituito da professionisti dell’area Consulenza che lavorano in stretta connessione con i sistemisti informatici del Gruppo.
Si parla spesso genericamente dell’importanza del Controllo di gestione per le aziende, ma spesso sembra mancare al vertice delle stesse una chiara definizione di cosa si intenda per ‘Controllo di gestione’ e, conseguentemente, si rileva una certa confusione sulle tecniche da adottare e sugli strumenti da acquisire per ‘impiantare’ un valido Sistema di Controllo. Ci puoi aiutare in modo semplice a fare chiarezza sull’argomento e a dare qualche contributo che possa essere utile anche ai ‘non addetti ai lavori’?
ANTONIO FEDELI: Bisogna fare innanzitutto una premessa: la crescente complessità dello scenario competitivo, accentuata dalla crisi degli ultimi anni (che ha visto soprattutto nel nostro Paese un lungo periodo di tassi di crescita negativi), rende sempre più impegnativa la gestione strategica e operativa delle aziende. La Direzione Aziendale, sia che si tratti di un organo “strutturato” come avviene nelle aziende di medie/grandi dimensioni, sia che coincida con il titolare stesso, come avviene nel caso delle imprese di piccole dimensioni, deve poter disporre in ogni momento di un sintetico e sistematico “quadro di controllo” dell’andamento gestionale che permetta di verificare costantemente il perseguimento degli obiettivi prefissati, rilevando e analizzando senza perdite di tempo gli scostamenti per poter avviare velocemente le opportune azioni correttive. Poiché questa è, a evidenza, un’esigenza imprescindibile per ogni azienda di qualsiasi settore e dimensione che voglia competere con successo sul mercato e garantirsi continuità e crescita, si capisce facilmente che il Controllo di gestione deve essere considerato una tecnica direzionale irrinunciabile. Anche perché il Controllo di Gestione riveste un ruolo strategico nell’identificazione dei driver della crescita, la cui misurazione è fondamentale perché guida il processo di allocazione del capitale e di conseguenza migliora la redditività aziendale.
Fatta questa premessa, per rispondere allora sinteticamente e in modo semplice alla tua domanda, ‘giocando’ un po’ sulle parole definirei il Controllo di gestione come l’insieme di metodologie e strumenti finalizzati ad assicurare una “gestione sotto controllo”. In questo scenario, dopo aver doverosamente sottolineato l’importanza del Sistema di Controllo di gestione quasi come elemento fondamentale per garantire la continuità dell’impresa, ritengo altrettanto importante, per completezza, specificare che le aziende devono essere però molto attente a calibrare opportunamente il Sistema di Controllo, individuando opportunamente le aree critiche e le variabili che maggiormente incidono sulla performance economico/finanziaria. La raccomandazione è dunque quella di ricercare sempre un giusto equilibrio ai fini di garantire la sostenibilità del sistema che si va a porre in essere: si tratta infatti di modulare con intelligenza e lucidità il livello di sofisticazione del sistema di controllo, in funzione della specifica complessità aziendale, affinché il sistema risulti sostenibile per l’organizzazione che lo adotta.
Mi piace ricordare a questo riguardo una vecchia massima, tuttora attualissima: è il sistema di controllo che “lavora” per l’azienda e non, invece, l’azienda che lavora per alimentare e tenere in vita il sistema di controllo! Questo sarebbe infatti un terribile “deragliamento”!
Completo la risposta alla tua domanda con un breve accenno alle tecnicalità e ai processi da porre in atto per realizzare un sistema di controllo appropriato. Per non essere troppo didascalico, sintetizzo così: costruzione del Budget; pianificazione e programmazione delle attività; progettazione e realizzazione di sistemi di misurazione della performance aziendale (attività poste in atto) per garantire la verifica sistematica della economicità della gestione d’impresa: sistemi di Cost Accounting (Contabilità Analitica per centri di costo per avere i costi sotto controllo, associandoli a specifiche aree di responsabilità), sistemi di Reporting Direzionale per le opportune analisi di redditività per prodotto, linee di prodotto, divisione, business unit, filiali e per le altre unità di rilevanza strategica; sistemi di determinazione dei costi di Prodotto (Full Costing, Direct Costing, Activity Based Costing); rilevazione degli scostamenti e interpretazione dei dati , adozione delle misure correttive.
Perché, secondo il tuo punto di vista, molte aziende ancora oggi non investono nel Controllo di gestione? Come e perché “sbagliano” gli imprenditori che sottovalutano l’importanza di destinare risorse per applicazioni e soluzioni informatiche su questo fronte?
ANTONIO FEDELI: Confrontandoci ogni giorno con le diverse realtà aziendali che compongono il nostro mercato, alle quali proponiamo le nostre soluzioni e servizi, ho sviluppato la convinzione che sono fondamentalmente due i fattori di freno: il primo, che riguarda soprattutto i titolari delle PMI, è da ricondursi a un pregiudizio per così dire “culturale”, che giustifica l’investimento in tecnologie informatiche solo in funzione dell’ottenimento di una immediata riduzione di costi. Sembra incredibile, ma purtroppo in molti casi chi decide all’interno delle aziende è ancora prigioniero di un vecchio retaggio che ci riporta ancora alle fasi della prima informatizzazione delle aziende: “Investo dove posso tagliare costi” . Oggi l’approccio culturale (pensiamo ad esempio a tutto quello che sta accadendo a seguito di quel ciclone che va sotto il nome di “Digital transformation”) deve essere necessariamente diverso: il contenimento dei costi è fattore certamente importante, ma non l’unico in grado di vincolare e giustificare l’introduzione di nuove tecnologie e di nuovi metodi di lavoro. Occorre guardare più in là e avere coraggio: la tecnologia usata intelligentemente a supporto della consulenza improntata a rigore metodologico aiuta ad assicurare miglioramenti e ottimizzazione delle attività di business del cliente. In altri termini: è indispensabile per noi saper proporre buone argomentazioni, investire in formazione e cultura di management anche per le PMI per far apprezzare le soluzioni IT come elemento strategico di successo per migliorare il business; altrimenti si corre il rischio di ritornare a un’idea di tecnologia fine a se stessa e, pertanto, non in grado di dare valore aggiunto.
Il secondo fattore frenante è, secondo me, da ricondursi a quel timore di “deragliamento” che ho ricordato nella premessa. Molti titolari e responsabili sono diffidenti nei confronti di progetti di questo tipo perché temono concretamente di dover imporre alla propria struttura organizzativa dell’azienda un aggravio di lavoro per alimentare e tenere in vita il sistema di controllo, con il risultato di avere costi addizionali non compensati dai vantaggi che si possono ricavare dalle soluzioni implementate. Anche in questo caso la nostra esperienza ci dice che tutto dipende dalla capacità di disegnare un progetto sostenibile, non velleitario, congruente alle specifiche caratteristiche della singola azienda e caratterizzato dalla lucida individuazione di strumenti informatici appropriati.
A questo proposito, considerato che Il Gruppo Datasys Network & Datatex da molti anni offre alle aziende soluzioni informatiche e consulenza a 360 gradi in materia di Controllo di gestione, come è cambiato l’approccio al mercato in questi anni ?
ANTONIO FEDELI: Fermo restando che è rimasto inalterato nel tempo l’elemento cardine su cui si fonda l’attività del nostro team di consulenza, cioè la solida e riconosciuta competenza metodologica dei nostri specialisti, abbiamo rimodulato nel tempo le nostre soluzioni applicative per sfruttare al meglio la costante e inarrestabile evoluzione della tecnologia e degli strumenti e delle soluzioni informatiche volte a rendere disponibili in ogni momento, in ogni contesto logistico, e su qualsiasi ‘device’ tecnologico (Pc Notebook, tablet, smartphone) le informazioni fondamentali.
Il tempo di reazione per chi in azienda è chiamato a prendere decisioni deve essere immediato: le informazioni devono quindi essere a portata di click, devono essere selettive, devono essere investigabili, possibilmente senza intermediazioni. Un corretto indirizzamento dei processi decisionali non può prescindere dall’ottenimento di pochi elementi rilevanti selezionati dall’immensa mole di dati disaggregati presenti in azienda. Nel tempo abbiamo quindi affiancato ai solidi e collaudati sistemi ERP di Cost Accounting, Contabilità Analitica, Reporting Direzionale strutturato, l’adozione di tecniche, metodologie e strumenti di Corporate Performance Management e Business Intelligence che sfruttano database multi-dimensionali e logiche associative a supporto dei processi decisionali. Abbiamo quindi sviluppato soluzioni per redigere Report direzionali più evoluti, Balanced Scorecard, modelli interattivi di simulazione e indicatori sintetici e di osservazione immediata (“at a glance”, a colpo d’occhio) per la misurazione delle performance aziendali (KPI).
Grazie al dispiego di tali strumenti il sistema di Reporting, un tempo assai pesante e costoso per il lavoro di preparazione, e a volte anche di difficile consultazione, diventa così uno strumento agile, flessibile ed efficiente che consente a ognuno di trovare le informazioni di cui necessita.
Attraverso l’uso di oggetti quali grafici, indicatori, opportune selezioni, azioni di Drill-Down è possibile avere la visibilità aggregata e di dettaglio del dato, assicurare una distribuzione immediata e “sotto controllo” delle informazioni ai vari livelli dell’organizzazione sfruttando la fruibilità via Internet.
Quali sono allora i punti di forza di Datasys su questo fronte e perché un’azienda dovrebbe contattare i vostri esperti?
DANIELA ZANET: Il grande valore di Datasys risiede nella specificità del nostro approccio: affianchiamo infatti all’esperienza tipica delle aziende ICT e alla conseguente padronanza delle soluzioni informatiche la competenza metodologica propria della Consulenza. Siamo sì, certamente, un’azienda informatica ma sarebbe riduttivo descriverci esclusivamente quali “fornitori di soluzioni informatiche”. La divisione di Consulenza del nostro gruppo si avvale di specialisti con una trentennale esperienza sulle tematiche del Controllo di gestione, in grado di accompagnare i nostri clienti nella scelta delle soluzioni più adatte per supportare la crescita del loro business.
Come opera il vostro team di Consulenza e in che modo Datasys Network, avvalendosi di tale asset, riesce a differenziarsi dagli altri operatori IT presenti sul mercato?
DANIELA ZANET: Il team di Consulenza opera all’interno di Datasys in stretta connessione con i sistemisti e i programmatori del gruppo: ciò garantisce sicurezza di realizzazione in termini di soluzioni informatiche, come naturale e indispensabile completamento del lavoro di analisi, progettazione e implementazione del sistema di Controllo svolto dal team di Consulenza. Grazie quindi ai “professionals” del team, Datasys può proporre ai propri clienti le migliori risposte gestionali e informatiche adatte alla specifica realtà, con una incisiva riduzione nei tempi e nei costi.
Per quanto attiene alle modalità di implementazione dei progetti la nostra metodologia di lavoro si struttura in tre fasi distinte: valutazione preliminare, intervento, gestione e controllo dei risultati. La valutazione preliminare prevede la definizione dell’ambiente, l’analisi dei flussi di attività e l’identificazione dei problemi. Durante la seconda fase, quella dell’intervento, vengono valutati gli obiettivi, identificati gli strumenti e vengono condivisi i risultati attesi. L’ultima fase, di gestione e controllo dei risultati, prevede un’analisi del feedback e l’analisi degli interventi incrementali.
Datasys Network, pur avendo nel novero dei suoi clienti molte aziende di grandi dimensioni, ha sempre avuto un’attenzione e un interesse particolare per le PMI. Ho saputo che in molti casi nei progetti Datasys di realizzazione di sistemi di Controllo presso PMI sono coinvolti direttamente i figli dei titolari. Antonio, vuoi parlarci di questo aspetto così particolare?
ANTONIO FEDELI: Certamente. È un elemento distintivo che ci sta particolarmente a cuore e che va certamente rimarcato. Un’attenzione che prestiamo sul mercato delle PMI a conduzione familiare è proprio quella dell’accompagnamento dell’azienda nelle fasi assai delicate di successione e introduzione delle nuove generazioni. Pensiamo al problema così sensibile e critico di tante PMI, dove il titolare deve prima o poi affrontare il processo di successione: il nostro supporto e la nostra esperienza può permettere di affrontare più agevolmente questo passaggio assai delicato aiutando l’imprenditore, che non può staccarsi dalla gestione operativa del business, a pianificare con noi un percorso di introduzione delle nuove generazioni che ha come primo obiettivo la formazione all’uso delle appropriate tecniche per la gestione delle dinamiche economiche e finanziarie dell’impresa. Per un figlio o una figlia destinata in un futuro più o meno prossimo a rilevare la conduzione dell’azienda il poter partecipare in prima persona e con l’aiuto di un’autorevole guida è un fattore di crescita e di conoscenza dell’azienda che si rivelerà fondamentale.
Daniela, in estrema sintesi, al di là di quello che già ci avete detto in questa intervista, perché una azienda dovrebbe scegliere il Gruppo Datasys Network come partner per realizzare un Sistema di Controllo di Gestione?
DANIELA ZANET: Mi piace aggiungere questa considerazione. Tutti i nostri interventi sono focalizzati sull’individuazione e sull’esecuzione di miglioramenti concreti, attraverso la massima disponibilità nell’assistere il cliente non solo nelle fasi di analisi e di prima realizzazione, ma anche nelle fasi altrettanto importanti di follow-up. Quanti progetti, infatti, sono stati vanificati dal fatto che nessuno poi in azienda si è fatto carico della gestione “day-by-day”? Il nostro approccio prevede un’attenzione particolare anche a questo aspetto cruciale, garantendo a costi sostenibili un supporto costante e qualificato dei nostri specialisti ai “professional” interni all’azienda, affinché lo sforzo e l’investimento iniziale non vengano sprecati.