La fatturazione elettronica. Senso e scopi di una rivoluzione

Intervista a Giancarla Porro – Compliance and Digital Office Manager Indicom Group

INDICOM – Azienda italiana di informatica con sedi a Milano, Rimini, Bergamo e Roma, Indicom è tra le società leader nei servizi per la fatturazione elettronica, ambito nel quale opera in partnership con Datasys Network.

Si è parlato molto nell’ultimo anno della fatturazione elettronica dal punto di vista tecnico e burocratico, ma è raro trovare riflessioni di più ampio respiro sul senso di quello che si presenta a tutti gli effetti come un cambiamento epocale. Perché è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica? Dal punto di vista politico quali sono secondo lei le motivazioni che ci stanno dietro e quali gli scopi?

Dal punto di vista politico il vero obiettivo – da parte degli Stati che introducono l’obbligo della fatturazione elettronica – è quello di affrontare in maniera più efficace il problema dell’evasione fiscale. I metodi più importanti per combattere l’evasione fiscale sono due: la tracciabilità dei pagamenti (ovvero la riduzione dell’uso dei contanti); la fatturazione elettronica. Io credo che entrambi questi metodi possano produrre l’effetto desiderato, e andranno sicuramente a diffondersi sempre di più nei prossimi anni.

Questa rivoluzione, non solo tecnologica, riguarderà tutti, e deve riguardare tutti, se vogliamo che diventi veramente vantaggiosa. Il prossimo passo – e arriverà a breve – è quello dello scontrino telematico. L’obiettivo è quello di recuperare i dati fiscali in chiave antievasione, e le tecnologie consentono oggi di operare su questo fronte a 360 gradi. Dal 2020 entrerà in vigore per tutti l’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi, che significa che ogni registratore di cassa comunicherà in automatico tutti i dati relativi agli scontrini emessi all’Agenzia delle Entrate. E peraltro questo avviene già oggi (a partire dal 2017) per le macchinette del caffè e per gli altri distributori automatici, e anche per la benzina (a partire dal luglio del 2018). È chiaro comunque che se tutto questo continuerà ad essere vissuto come un sopruso e non come un’opportunità, se la mentalità non cambia, anche il progresso tecnologico non potrà risolvere definitivamente e in senso assoluto il problema dell’evasione fiscale. La tecnologia e l’informatica aiutano a combattere l’evasione fiscale, ma la questione è innanzitutto di tipo culturale: bisogna capire che pagare le tasse è giusto, e che se tutti le pagassero diventerebbe possibile ridurle.

A questo proposito c’è addirittura chi ipotizza che l’obbligo della fatturazione elettronica potrebbe perfino aumentare il nero. Ovvero: se le cose stanno così, semplicemente farò meno fatture rispetto a quelle che facevo. Il ragionamento mi pare eccessivo, sia perché è impossibile ridurre significativamente il numero di fatture emesse senza “dare nell’occhio”, sia perché di fatto nei Paesi che hanno già introdotto anni fa l’obbligo della fatturazione elettronica i risultati – sul piano della lotta all’evasione fiscale – sono positivi. È vero però che se la mentalità delle persone non cambia la fatturazione elettronica, da sola, non può risolvere tutto. Ma sicuramente aiuta.

Molti prevedono che entro una decina d’anni la fatturazione elettronica sarà il modello dominante a livello globale. Ma com’è oggi la situazione legislativa negli altri Paesi europei e nel mondo? A che punto siamo?

Probabilmente sarà così, ovvero tra una decina d’anni la fatturazione elettronica diventerà il modello dominante ovunque. Ma è riduttivo parlare semplicemente di “fatturazione elettronica”. Se l’obiettivo dei singoli Stati – come abbiamo detto – è combattere l’evasione fiscale, il grande obiettivo globale è quello – più in generale – della condivisione in senso unificante delle informazioni, della costruzione di un unico “ecosistema” delle informazioni e dei dati in grado di uniformare le differenze documentali esistenti tra i diversi Paesi. La conseguenza di tutto questo sarà la necessità, per le aziende, di dotarsi di sistemi documentali sempre più forti e sempre più efficienti, in grado di trasformare ogni riga di informazione in qualcosa di facilmente fruibile dall’utente. Si aprono dunque grandi opportunità per le software house e per le aziende di informatica che vendono gestionali ERP, perché gli investimenti su questo fronte – da parte degli imprenditori – andranno sicuramente a crescere. Dovremo però – tutti – aggiornare la nostra proposta per essere al passo con la rivoluzione che stiamo attraversando. Penso per esempio ai commercialisti: sopravviveranno soltanto i più preparati e coloro che saranno in grado di lavorare sempre di più come consulenti; chi invece intende continuare a fare una semplice e spiccia gestione contabile, da mero “registratore” di dati, sarà fortemente penalizzato dall’evoluzione tecnologica e normativa.

Per quanto riguarda invece la situazione legislativa attuale: quando uno Stato introduce l’obbligo della fatturazione elettronica lo fa – come dicevamo – con lo scopo precipuo di combattere l’evasione fiscale; dunque – e di fatto è così – i Paesi che si sono mossi prima sul fronte della fatturazione elettronica sono quelli nei quali il problema dell’evasione fiscale è particolarmente grave. Abbiamo dunque la fatturazione elettronica obbligatoria in Italia, in Portogallo (a partire dal 2012) e in molti Paesi sudamericani: il Brasile (che è oggi la massima potenza mondiale nell’emissione di fatture elettroniche), il Messico, il Cile, la Colombia, l’Ecuador, il Costa Rica. La fatturazione elettronica appare invece meno interessante negli Stati Uniti, Paese con una fiscalità che non prevede l’IVA e con esigenze di controllo profondamente diverse (anche se comincia a manifestare interesse per il processo, in un’ottica di risparmio ed efficienza). E un discorso simile vale per i Paesi del Nord Europa: la fatturazione elettronica serve a creare maggiore trasparenza in chiave antievasione, dove c’è già trasparenza e c’è poca evasione può apparire superflua. È chiaro comunque che il modello verso il quale stiamo andando a livello globale è quello della fatturazione elettronica. Gli Stati che hanno maggiori problemi a livello fiscale si sono già mossi, gli altri si muoveranno più avanti, ma il traguardo sarà – molto probabilmente – lo stesso per tutti.

Quando cambiano regole e tecnologie c’è sempre una fase delicata di transizione, un periodo caratterizzato da difficoltà e criticità di vario genere. Quali sono e quali saranno nei prossimi anni i fronti più “caldi” nel mondo della fatturazione elettronica?

Dal punto di vista tecnico i fronti caldi saranno – a breve – quello della gestione integrata del ciclo passivo e quello dell’adeguamento al tracciato europeo. Esiste già il tracciato europeo, è uno standard in grado di gestire ad oggi 65 diverse tipologie documentali. Ora non lo usiamo tra privati ma a breve dovremo tutti adeguarci e si approderà a una vera e propria fattura elettronica europea, con regole di compilazione uguali per tutti e con il superamento di qualsiasi problema linguistico (lo standard per la compilazione dei campi sarà in inglese).

Ci sono poi – in questa fase di transizione – dei problemi che definirei “psicologici” o di “atteggiamento mentale”, che sono tipici in qualsiasi periodo storico di grandi cambiamenti, e che sono – questi sì – difficili da affrontare e da gestire. Ma bisogna farlo: vanno affrontati e gestiti al meglio. La soluzione tecnologica poi si trova sempre, ma è necessario – prima di tutto – partire dai concetti e spiegare alle persone come far fronte alle difficoltà vere o presunte, e spesso solo apparenti. Le criticità maggiori sono legate alla mancanza di consapevolezza e alla paura del nuovo; quando le cose vengono spiegate in modo chiaro, le persone a quel punto capiscono da quale punto di vista guardarle, e le rivalutano. In realtà la fatturazione elettronica non modifica in alcun modo le regole contabili. A cambiare è soltanto la tecnologia, e in senso positivo, nella direzione di un quadro più funzionale, più performante, più veloce e più sicuro.

Una classica paura è quella del “Grande Fratello”: la fatturazione elettronica renderebbe tutto troppo trasparente, si entrerebbe in una situazione nella quale si è continuamente osservati e non si possono fare errori. Qui il problema è il punto di vista, che va cambiato. Avendo meno margini di errore diventeremo tutti più efficienti – questo è il modo giusto di affrontare la questione. Facciamo un esempio: capita spesso, a molti, di dover fare fatture differite che vengono “retrodatate”, non necessariamente per ragioni truffaldine, ma magari semplicemente per problemi legati al recupero e alla validazione delle informazioni necessarie per redigere la fattura. Il ragionamento corrente è di questo tipo: la fatturazione elettronica sarà un bel problema perché è impossibile “giocare” sulla data e se la controparte non mi dà in tempo le informazioni io non riuscirò a far rientrare nel trimestre o nell’anno corrente la fattura in questione. Ma questo è un modo sbagliato di ragionare. Io credo che possa avvenire, anzi, esattamente il contrario. La fatturazione elettronica è un processo democratico: i miei problemi sono anche i problemi del mio fornitore o del mio cliente. La volontà (e la necessità) di migliorare la nostra organizzazione ci renderà tutti più “empatici”, contribuendo ad aumentare la collaborazione e favorendo l’individuazione di soluzioni comuni.

Un’altra paura molto diffusa riguarda la questione della privacy e della condivisione obbligata di dati considerati importanti dal punto di vista commerciale. Chi opera nell’ambito della GDO, per esempio, teme che possano essere in qualche modo divulgati ai concorrenti i prezzi spuntati ai fornitori, con evidenti danni sul piano del business. E analoghe preoccupazioni sono presenti nel settore dell’energia e in qualsiasi altra filiera. Il timore in questo caso è umanamente comprensibile ma è certamente infondato, perché è chiaro che chi come noi lavora quotidianamente con i dati sensibili dei clienti adotta opportuni strumenti e sistemi per garantire l’adeguato livello di segregazione e riservatezza dei dati (per non parlare degli obblighi imposti da AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, a tutte le aziende che come noi hanno voluto accreditarsi come Responsabili del Servizio di Conservazione). Peraltro le normative sulla privacy – dopo l’entrata in vigore del GDPR – sono sempre più stringenti, e ovviamente nessuno di noi vuole andare nel penale e rendersi responsabile di reati informatici o di frodi commerciali. Ci possono sempre essere persone disoneste, è impossibile escludere frodi al 100%, ma questo vale in qualunque ambito dell’esistenza umana. È vero comunque, e proprio per queste ragioni, che è opportuno rivolgersi sempre a professionisti seri ed esperti, e scegliere Indicom va in questa direzione, anche dal punto di vista della sicurezza informatica.

Le soluzioni informatiche Indicom per la fatturazione elettronica stanno avendo grande successo sul mercato. Quali sono le caratteristiche e i punti di forza della proposta Indicom? Quali vantaggi ci sono rispetto ai prodotti e servizi concorrenti?

Autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità sono le caratteristiche di ogni fattura elettronica corretta, e i sistemi Indicom rispondono perfettamente a questi requisiti. Ma al di là dell’aspetto tecnico, il vero punto di forza di Indicom è la competenza a 360 gradi e la capacità di seguire ogni cliente con una proposta personalizzata. Noi siamo sempre stati e siamo ancora innanzitutto un’azienda di servizi, e seguiamo passo dopo passo ogni specifica esigenza del cliente. Conosciamo bene anche tutti gli aspetti fiscali, non solo quelli informatici, possiamo formare il personale amministrativo e  contabile dell’azienda cliente o di associazioni di categoria (abbiamo esperienze in tal senso, per esempio, con Cna), e veniamo incontro anche a clienti che hanno difficoltà a gestire in proprio l’emissione delle fatture elettroniche. Penso in particolare a piccoli imprenditori e professionisti che hanno difficoltà nell’uso del computer: a costoro proponiamo di continuare a fare fatture cartacee come prima, portandoci poi quelle fatture (o fotografandole) per consentirci di creare la fattura elettronica al posto loro.