Rottamiamo Excel? Riflessioni su usi e abusi dei fogli elettronici nelle aziende

Intervista a Michele Fumagalli – Direttore tecnico Datasys Network

Creato da Microsoft nel 1985, Excel è da tempo entrato nelle nostre vite quotidiane ed è ormai uno strumento utilizzato comunemente in tutte le aziende. Usiamo tutti Excel ma spesso lo usiamo troppo oppure lo usiamo male, senza una conoscenza adeguata del suo funzionamento e delle sue potenzialità e senza un’integrazione piena e corretta con l’ecosistema digitale della nostra azienda. Quali sono gli usi errati di Excel che – in base alla tua esperienza – ricorrono più frequentemente nelle aziende?

Partiamo da un assunto: sbagliare in Excel è molto facile. Tutti gli strumenti “flessibili” e “manipolabili” hanno questa caratteristica, di rendere probabile l’errore, quando non ci sono intelligenza d’uso e attenzione da parte dell’utilizzatore.

Gli errori più comuni, nell’utilizzo di Excel, vanno dalla banale somma di celle (ci si dimentica sempre di verificare, dopo l’inserimento di righe alla fine, se il totale le contempla), ad errori più subdoli come ‘il totale’ che non corrisponde alla somma dei singoli addendi che vengono visualizzati (un importo visualizzato in una cella con 2 decimali, se vado sulla cella ne visualizza a 7).

È chiaro che più si sfruttano le potenzialità di Excel più è facile incappare in errori di formule, di collegamenti di celle su diversi fogli, e molto altro.

E queste constatazioni aprono le porte a delle domande “inquietanti”: siamo sicuri dei dati che stiamo analizzando o che dobbiamo presentare, se li abbiamo elaborati soltanto attraverso Excel? E se i dati sono sbagliati, i ragionamenti che facciamo, e le decisioni strategiche che prendiamo, nel corso delle riunioni aziendali, su cosa si basano?

Un caso particolare, e fin troppo frequente, è l’utilizzo di Excel – negli uffici amministrativi delle aziende, e anche da parte del CFO – come sistema gratuito non integrativo ma senz’altro sostitutivo rispetto alle piattaforme e ai software di area finance e rispetto alle soluzioni di business intelligence. È un peccato veniale o è un errore grave? Perché l’utilizzo corretto dell’ERP aziendale è indispensabile per operare al meglio nell’amministrazione e nella tesoreria?

Non si può parlare semplicemente di peccato veniale: è un errore molto grave.

Un sistema ERP ha, innanzitutto,  il dovere di gestire e di mettere a disposizione dei dati certificati, e quadrati con i mondi origini, e in secondo luogo ha il dovere di guidare l’utilizzatore nei processi definiti dall’azienda. Un fenomeno sempre più diffuso, negli ultimi decenni, è purtroppo il turnover esasperato delle persone, sia all’interno (perché cambia il loro ruolo) sia all’esterno dell’azienda (perché vanno a lavorare altrove),  e tutto questo rende oggi assolutamente fondamentale avere un sistema informatico in grado di guidare in maniera univoca la persona all’interno di ogni singolo processo aziendale, cosa che EXCEL NON FA. Quando un Cfo, o degli amministrativi “maghi” di Excel, vengono sostituiti con altre persone che non hanno la stessa esperienza e dimestichezza con lo strumento, che cosa succede?

A parte qualche “virtuoso” di Excel, la maggior parte delle persone sfrutta soltanto in minima parte le potenzialità dello strumento, utilizzando pochissime funzionalità rispetto a quelle disponibili. Quali sono le funzionalità di Excel più trascurate e che meriterebbero secondo te maggiore attenzione da parte degli utenti?

Nonostante tutto quello che ho detto qui sopra, e nonostante io sia il direttore tecnico di una società che sviluppa software, sono e mi ritengo un mediocre utilizzatore di Excel, rispetto alle enormi possibilità insite nello strumento.

Ogni volta mi stupisco delle potenzialità che Excel offre, e di quello che si riesce a fare, e sicuramente ci sono delle funzionalità poco sfruttate quali “Grafici”, “Macro” e “Controlli”.

Excel è uno strumento da non prendere “sottogamba”: bisogna studiare, acquisire le competenze di funzionamento per ottenere dei risultati “corretti”.

Provocatoriamente abbiamo intitolato questa intervista “Rottamiamo Excel?”, ma con il punto di domanda, anche perché è difficile pensare di “liquidare” uno strumento così importante e così diffuso. Non si tratta – è ovvio – di “eliminare” Excel dal nostro lavoro, quanto piuttosto di rottamarne gli errati usi e abusi consolidati, ovvero di rinnovarne profondamente il senso e la collocazione all’interno dell’ecosistema informatico delle aziende. Cosa significa, in sintesi, usare correttamente Excel?

Sarebbe stupido “rottamare Excel”, mentre è importante utilizzarlo bene e dare delle regole e dei limiti di utilizzo. Excel ormai è un strumento a disposizione su tutti i PC, e sarebbe un peccato non sfruttarlo.

La mia visione dell’utilizzo di Excel all’interno di una struttura aziendale è la seguente:

• Excel come strumento che permette di veicolare le informazioni all’interno dell’ERP (si pensi ai dati mensili delle paghe)
• Excel come strumento che permette di analizzare, esporre delle informazioni calcolate e certificate da un sistema ERP.

In sintesi, e in conclusione: Excel non deve avere delle logiche che generano dei nuovi dati, ma deve avere solo delle logiche per rappresentare dei dati precedentemente certificati.