Intervista a GIANCARLA PORRO (Compliance and Digital Office Manager Indicom Group)
Datasys Network, dal 1981 punto di riferimento IT per le PMI italiane, per quanto riguarda i servizi di fatturazione elettronica e di conservazione e custodia digitale dei documenti, ha come partner Indicom, società milanese leader di settore.
Sul Datasys Magazine facciamo oggi il punto della situazione, con Giancarla Porro di Indicom, su due temi caldi per le aziende: le nuove normative europee relative al sistema doganale e l’evoluzione della fatturazione elettronica in Italia e in Europa.
Buongiorno Giancarla, e grazie per la disponibilità. Tra la fine del 2024 e la prima metà del 2025 sono entrate in vigore anche in Italia le nuove normative Ue relative alle operazioni doganali di esportazione e transito, che oggi devono essere gestite esclusivamente tramite soluzioni elettroniche, con obbligo di archiviazione e conservazione digitale. Cosa comportano in concreto, per le aziende, le nuove regole? E quali sono le soluzioni IT che consentono di essere a norma?
Il processo di rinnovamento del sistema doganale è iniziato molto prima, direi nel 2008, con la decisione 70 della Commissione europea che ha messo nero su bianco l’obiettivo di istituire sistemi doganali elettronici sicuri e integrati, in modo da facilitare il lavoro delle varie Agenzie doganali.
Di conseguenza, dal 2022 l’ADM ha gradualmente modificato le modalità di produzione delle dichiarazioni, prima di importazione e poi di esportazione.
Quello che significa non dovrebbe ormai sorprenderci. La fatturazione elettronica ci ha abituato a sostituire i nostri documenti con file strutturati, tipicamente in formato XML, che consentono di condividere dati in modo chiaro e secondo logiche predeterminate.
Nello specifico, per rispondere alla tua domanda, da dicembre 2024 le operazioni di esportazione prevedono la produzione e l’invio di una dichiarazione elettronica, DAE – Documento Amministrativo Elettronico, in formato XML e firmata digitalmente.
Superati i controlli doganali, al DAE viene assegnato un codice identificativo univoco, l’MRN – Movement Reference Number, in uso anche nel processo di esportazione e che identifica l’intera pratica doganale.
All’uscita della merce, l’ufficio doganale produce il visto di uscita elettronica, IVisto, sempre in formato XML.
Le aziende devono quindi provvedere al recupero di questi documenti, interfacciandosi tramite SPID o CNS con il PUDM – Portale Unico dell’Agenzia Dogane Monopoli, e, essendo in presenza di documenti informatici fiscalmente rilevanti, applicare quanto previsto dal DMEF del 17.06.2014 per la loro corretta archiviazione e conservazione.
Questo significa che i file non possono essere semplicemente archiviati in un documentale o sui server aziendali ma devono necessariamente essere versati in un sistema di conservazione digitale a norma, secondo quanto previsto dalle Linee Guida AgID in materia di produzione, distribuzione e conservazione di documenti informatici.
È un processo che può vedere coinvolti diversi soggetti: l’azienda, l’operatore doganale per la produzione e l’invio dei documenti, il provider di servizi qualificati per il recupero e la conservazione dei documenti.
Le società come la nostra sono ormai avvezze a gestire le comunicazioni con le diverse Agenzie e quindi hanno sviluppato sistemi di dialogo automatici che facilitano la ricerca e il download dei documenti e la loro messa a disposizione nei formati compatibili con i diversi sistemi di gestione documentale e contabile.
Sono passati sette anni dall’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica in Italia. Che bilancio possiamo tracciare ad oggi? In che modo queste nuove normative hanno impattato positivamente sull’economia italiana?
Gli aspetti positivi sono molteplici, a partire da una maggiore efficienza delle operazioni di registrazione e riconciliazione dei documenti contabili fino ad arrivare all’eliminazione dei depositi cartacei.
Gestire informazioni contenute in un documento strutturato, XML, compilato con regole condivise, consente di abbattere drasticamente gli errori di contabilizzazione e di attivare processi automatici per la quasi totalità delle fasi di gestione.
Questo miglioramento ha avuto effetti positivi anche sui pagamenti, riducendo notevolmente ritardi e facilitando la gestione di eventuali contestazioni.
Quando si parla la stessa lingua, è tutto più semplice.
Se usciamo da una visione personale, possiamo apprezzare il fatto che la FE, che ha consentito di digitalizzare i processi di verifica, si è confermata come strumento eccezionale per il contrasto all’evasione fiscale, cosa di cui beneficiamo tutti. Nel 2024 sono state recuperate cifre pari a oltre il doppio rispetto a quanto recuperato nel 2020.
La fatturazione elettronica è in via di adozione anche in altri Paesi europei. Com’è in questo momento la situazione in ambito Ue e da questo punto di vista cosa cambierà nei prossimi anni per le aziende italiane che esportano e importano?
L’introduzione della FE per gli scambi intra EU è un progetto di vecchia data, a cui l’Europa ha dato un forte impulso, attraverso – tra le altre cose – l’approvazione del pacchetto ViDA – Vat in the Digital Age, che mira ad uniformare il sistema IVA europeo, anche tramite la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti gli scambi.
Già adesso, un Paese che vuole introdurre l’obbligo di FE B2B non deve aspettare l’autorizzazione della Commissione, come invece accadeva fino all’anno scorso.
Ad oggi l’obbligo di FE B2B è presente solo in Italia e in Romania ma nei prossimi mesi scatterà anche in Grecia, Polonia, Croazia, Belgio, Lettonia, Francia.
La scadenza per tutti è il 2030, anno entro il quale la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti gli scambi intracomunitari.
Si potranno quindi trasmettere e ricevere solo fatture elettroniche utilizzando formati strutturati conformi allo standard EN 16931.
Manca veramente poco, i Paesi si stanno muovendo e chi ha rapporti commerciali con l’EU, ma anche con il resto del mondo, dovrà sempre più assicurarsi di poter far fronte alle modifiche tecnologiche, potendo contare su competenze fiscali e linguistiche in linea con i mercati di riferimento.
Probabilmente, la scelta di un’unica piattaforma in grado di adattarsi alle diverse disposizioni normative e in grado di interfacciarsi con le singole amministrazioni fiscali è la scelta giusta per affrontare questa importante evoluzione con impatti fiscali ma anche commerciali.