Gestione documentale. Le soluzioni software di Datasys Network
Gestione documentale. Le soluzioni software di Datasys Network
Già negli anni Settanta era opinione diffusa che la rivoluzione informatica e la digitalizzazione dei processi aziendali, unitamente alla diffusione dei computer, avrebbero determinato automaticamente una radicale diminuzione della produzione di documenti burocratici, alleggerendo la pressione sugli armadi degli uffici amministrativi e semplificando il lavoro delle persone.
Trascorsi cinquant’anni da allora la realtà – in Italia – si è rivelata ben diversa: il numero complessivo dei documenti prodotti (considerando documentazione digitale e documentazione cartacea) non solo non è diminuito ma anzi è aumentato, i costi per la gestione dei documenti sono lievitati, il 25% dei documenti digitali viene comunque anche stampato (e archiviato e in seguito non più utilizzato), il 20% dei documenti prodotti viene copiato e replicato fino a sei volte, mentre il 3% dei documenti aziendali ancora oggi viene smarrito.
Questo caos – legato soprattutto all’ipertrofia della burocrazia italiana, che peggiora anno dopo anno e contro la quale il progresso tecnologico può soltanto porre un argine – va governato e “addomesticato” con l’utilizzo di un documentale intelligente, ovvero facendosi aiutare da adeguate piattaforme software per la gestione documentale, altrimenti il prezzo da pagare per un’azienda è altissimo, sia dal punto di vista dei costi sia per quanto riguarda l’impatto che una gestione confusa e lenta dei documenti ha inevitabilmente in termini di governance e di business intelligence.
Datasys Network, che dal 1981 opera al servizio delle aziende italiane con soluzioni ERP leader di mercato, ha sviluppato una suite proprietaria per la gestione documentale – Vela Gestione Documenti, che è disponibile da aprile 2023 in una nuova edizione aggiornata e ulteriormente potenziata – che semplifica enormemente il processo di Condivisione delle informazioni con tutti gli utenti del S.I.A. (Sistema Informativo Aziendale), riducendo inoltre drasticamente il tempo dedicato alle ricerche dei documenti e il rischio di smarrire i documenti stessi.
Vela Gestione Documenti by Datasys Network è una soluzione per archiviare, organizzare e condividere i documenti, ed è un vero e proprio modulo integrato nell’ERP, dunque è una soluzione molto più smart rispetto ai soliti DMS (Document Management System), con un’architettura estremamente funzionale e senza alcuna necessità di complesse parametrizzazioni.
In Vela Gestione Documenti by Datasys Network sono presenti dei punti di accesso e di consultazione dove è possibile associare all’attività che si sta svolgendo dei documenti cartacei, sia prodotti dall’azienda (come ordini clienti, DDT, fatture o prime note) sia ricevuti dall’esterno (come DDT o fatture Fornitori) e scansionati dall’utente. La Gestione Documenti si occupa di generare automaticamente delle chiavi univoche che associano il cartaceo non solo al documento in elaborazione, ma anche ad altre chiavi di ricerca ricavate direttamente dal documento (Codice Controparte, ecc.). In questo modo il documento può essere richiamato da diversi punti dell’ERP, consentendone la visualizzazione senza doversi impegnare in ricerche d’ archivio.
Per esempio: in fase di ricevimento merce da fornitore, il magazziniere è in grado di archiviare la DDT del fornitore scansionandola e associandola automaticamente al Fornitore e al Documento di magazzino. In caso di contestazione, l’ufficio acquisti non deve cercare nell’archivio la DDT, ma la richiama direttamente dal PC visualizzando anche le eventuali annotazioni manuali trascritte dal magazziniere, e anche il contabile, nel momento di verificare la fattura del Fornitore, è in grado di vedere la DDT originale senza muoversi dalla propria postazione. In altri termini: al ricevimento della merce il magazziniere scansiona e allega al documento di magazzino la DDT fornitore, indicando la path del documento e una descrizione libera, e dopo questa semplice operazione il documento è inserito nella Gestione Documentale e può essere consultato da tutti gli utenti del Sistema Informativo Aziendale, per esempio dall’anagrafico Fornitori o durante la registrazione della fattura fornitore. I vantaggi che si ottengono lavorando in questo modo sono evidenti, e si possono sintetizzare in questi termini:
- Creazione di un archivio centralizzato visibile a tutti gli utenti del Sistema Informativo Aziendale.
- Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti originali.
- Riduzione degli accessi all’archivio cartaceo e dello smarrimento dei documenti e aumento della sicurezza dei dati.
- Riduzione del numero delle copie (da Magazziniere ad Acquisti-Contabilità).
- Disponibilità immediata del documento (senza tempi di archiviazione).
- Collocazione fisica dei documenti cartacei anche lontana dagli uffici operativi.
Vela Gestione Documenti by Datasys Network ha infiniti utilizzi, è adatta per gestire documenti aziendali di ogni genere (compresi per esempio contratti, offerte, SAL – Schede Avanzamento Lavori, Capitolati d’Appalto, Certificazioni, ecc.) e GESTISCE TUTTI I FORMATI FILE (pdf, doc, xls, txt, avi, bmp, eml, zip, ecc.).
Ricercare un documento diventa dunque un’attività sorprendentemente semplice e rapida, oltre che massimamente flessibile, perché l’utente non deve definire a priori i campi di ricerca, ha sempre a disposizione tutti i campi del DB, può collegare i documenti tra loro tramite un concetto di distinta Base Padre e Figli (Esempio: Mail di accettazione contratto – Contratto firmato – Fattura del contratto), può contare su un motore di ricerca che permette di ricercare all’interno di tutti i documenti (Esempio: tutti i documenti di un cliente all’interno di un range di date), può memorizzare un documento attraverso scan nel momento dell’inserimento dell’informazione (Esempio: Registrazione di una bolla di arrivo merci nel momento della registrazione del movimento di magazzino – Acquisizione del documento originale attraverso uno scan collegato al PC), e può effettuare delle ricerche per qualsiasi campo dell’oggetto applicativo in questione (utilizzando in modo opportuno i filtri presenti su ogni singolo contenitore).