Digitalizzare nel modo migliore il ciclo approvativo degli acquisti è una grande opportunità per le aziende. Il tema è importante e non va sottovalutato, perché avere una soluzione informatica adeguata – su questo fronte – consente di razionalizzare le attività e di ottimizzare i tempi che intercorrono tra la richiesta di approvvigionamento di materiali e l’approvazione dell’acquisto da parte del responsabile. Storicamente il grande problema, in molte aziende (tutte?), riguarda proprio i tempi e i modi per arrivare a far convalidare dal “grande capo” gli acquisti necessari (e spesso urgenti!) di cui l’azienda ha bisogno. L’imprenditore oggi ha impegni su mille fronti, è continuamente in viaggio, si trova magari all’estero per una settimana, oppure è in ufficio ma non ha né il tempo né la voglia di entrare ogni volta nel gestionale per approvare un ordine. Come se ne esce? Soltanto in un modo: esternalizzando rispetto all’ERP il processo di validazione degli ordini di acquisto, mantenendo però al tempo stesso – ovviamente – un’integrazione ottimale con l’ERP stesso.
Sulla base di questa intuizione, il Network Datasys ha creato un nuovo sistema di workflow che risolve il problema che abbiamo chiamato del “grande capo”, rendendo molto più rapido e molto più comodo, per le aziende di qualsiasi settore e dimensione, gestire il ciclo degli acquisti. Basato su software vTiger CRM Opensource, abbondantemente personalizzato e configurato allo scopo, il nuovo sistema Datasys per il ciclo approvativo acquisti è utilizzabile da qualsiasi device, può essere ulteriormente customizzato con la massima flessibilità ed è integrabile con qualsiasi gestionale. Il funzionamento è chiarissimo, e segue un flusso di attività di questo genere:
1 si inserisce una richiesta di acquisto
2 la richiesta viene controllata dal punto di vista della congruenza dei dati
3 viene generato un documento ordine “da approvare”
4 il documento viene inserito nel sistema e viene anche notificato direttamente via mail al “grande capo”, che può comodamente e in pochi secondi – dal proprio smartphone, ovunque si trovi, in qualunque orario e qualunque cosa stia facendo – approvare o respingere l’ordine di acquisto (collegandosi all’applicazione tramite i link presenti nella mail)
5 se l’ordine viene respinto torna al richiedente per eventuali verifiche e/o modifiche
6 se l’ordine è stato approvato dal “grande capo”, viene generato automaticamente un pdf con tutti gli estremi dell’ordine e la firma dell’approvatore (con la possibilità – inoltre – di impostare qualsiasi tipo di iter approvativo, composto anche da più firme), e il documento – sempre in modo automatico – viene inviato al fornitore via mail con richiesta di ricevuta di ritorno
7 il sistema conserva, per ogni fornitore, l’intero elenco degli ordini.
Il nuovo sistema di workflow targato Datasys è sul mercato da poco, ma ha già avuto diverse installazioni in aziende importanti, compresa una grande multinazionale leader nel settore tessile. Per qualsiasi informazione sul prodotto e per prendere appuntamento con i nostri tecnici, è possibile scrivere a info@datasys.it, oppure telefonare nella sede centrale di Milano, al numero 02 677 3351.